Einwilligungserklärung für Interviews
Die Einwilligung ist das Dokument, das über den gesamten weiteren Umgang mit deinen Interviewdaten entscheidet. Was dort nicht steht, darfst du später nicht tun. Diese Seite enthält eine Vorlage zum Übernehmen und erklärt zu jeder Klausel, warum sie darin steht und was passiert, wenn sie fehlt.
Der Fehler, der am häufigsten passiert
Die verbreitetste Vorlage aus dem Netz nennt Zweck, Freiwilligkeit und Anonymisierung. Sie nennt nicht, wer die Aufnahme technisch verarbeitet. Wer sie verwendet und die Interviews anschließend durch ein Transkriptionswerkzeug schickt, hat für diesen Schritt keine Einwilligung eingeholt.
Das fällt selten auf, bis jemand nachfragt, und dann ist es nicht mehr heilbar, weil die Erhebung abgeschlossen ist. Die Reihenfolge ist deshalb wichtig: erst entscheiden, womit transkribiert wird, dann die Einwilligung formulieren, dann erheben.
Vorlage
Zum Kopieren und Anpassen. Die Platzhalter in eckigen Klammern gehören ersetzt, die Fußnotenziffern verweisen auf die Erklärungen darunter.
Einwilligungserklärung zur Teilnahme an einem Interview
Im Rahmen der Arbeit mit dem Titel [Arbeitstitel] an der [Hochschule, Institut] führe ich, [Vorname Name], ein Interview mit Ihnen durch. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten bin ich, erreichbar unter [E-Mail].
Zweck
Das Interview dient ausschließlich der Beantwortung der Forschungsfrage [Frage in einem
Satz]. Eine Verwendung für andere Zwecke findet nicht statt. 1
Aufnahme und Verarbeitung
Das Gespräch wird als Tonaufnahme aufgezeichnet und anschließend verschriftlicht. Für die
Verschriftlichung setze ich [Name des Dienstes bzw. „ausschließlich lokale Software auf
meinem Gerät"] ein. Die Verarbeitung erfolgt in [Land]. 2
Anonymisierung
Ihr Name, Ihre Funktion, Ihre Einrichtung sowie Orts- und Zeitangaben, die Rückschlüsse auf
Sie zulassen, werden im Transkript ersetzt. In der veröffentlichten Fassung ist ein
Rückschluss auf Ihre Person nicht möglich. 3
Speicherung und Löschung
Die Tonaufnahme wird spätestens [Frist, z. B. nach Abschluss des Prüfungsverfahrens]
gelöscht. Das anonymisierte Transkript wird [Frist bzw. „für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist guter wissenschaftlicher Praxis"] aufbewahrt. 4
Freiwilligkeit und Widerruf
Die Teilnahme ist freiwillig. Sie können einzelne Fragen unbeantwortet lassen, das Interview
jederzeit abbrechen und Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der
Widerruf wirkt für die Zukunft; bereits anonymisierte Daten sind davon nicht erfasst.
Ihnen entstehen dadurch keine Nachteile. 5
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und
Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. 6
Ich wurde über Inhalt und Zweck des Interviews informiert und willige in die beschriebene Verarbeitung ein.
Ort, Datum: ________________________
Name in Druckbuchstaben: ________________________
Unterschrift: ________________________
Warum jede Klausel darin steht
1. Zweckbindung
Die DSGVO verlangt, dass der Zweck bei der Erhebung festgelegt ist. Eine offene Formulierung wie „für Forschungszwecke" trägt nicht, weil sie jede spätere Verwendung decken würde. Je konkreter der Zweck, desto belastbarer die Einwilligung. Wer das Material später in einem Folgeprojekt nutzen will, braucht dafür eine eigene Grundlage.
2. Der Dienstleister gehört benannt
Das ist die Klausel, die in den meisten Vorlagen fehlt. Sobald ein externer Dienst die Aufnahme verarbeitet, liegt Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO vor. Dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und die informierte Einwilligung der befragten Person.
Wenn du lokal transkribierst, also ausschließlich auf dem eigenen Gerät, entfällt beides. Dann gehört genau das in die Erklärung, weil es ein Vorteil ist, den du nennen kannst.
Ausführlich behandelt das der Leitfaden Interviews transkribieren und DSGVO.
3. Anonymisierung ehrlich beschreiben
Versprich nur, was du einhalten kannst. Wer „vollständig anonymisiert" zusagt und im Transkript die Einrichtung stehen lässt, verstößt gegen die eigene Zusage. Bei Experteninterviews ist echte Anonymisierung besonders schwierig, weil Position und Branche die Person oft eindeutig bestimmen. In solchen Fällen ist es sauberer, Pseudonymisierung zuzusagen und die Veröffentlichungsfassung gesondert abzustimmen.
4. Zwei Fristen statt einer
Aufnahme und Transkript haben unterschiedliche Lebensdauern. Die Aufnahme ist das sensibelste Artefakt und wird zuerst gelöscht, das anonymisierte Transkript darf länger bleiben. Wer nur eine gemeinsame Frist nennt, muss entweder zu früh das Transkript oder zu spät die Aufnahme löschen.
5. Widerruf ohne Nachteile
Die Freiwilligkeit ist Wirksamkeitsvoraussetzung. Bei Interviews im eigenen Unternehmen oder mit Studierenden im Abhängigkeitsverhältnis ist das nicht selbstverständlich, und genau dort wird bei der Prüfung genauer hingesehen. Der ausdrückliche Hinweis, dass keine Nachteile entstehen, gehört hinein.
6. Betroffenenrechte
Die Aufzählung ist kurz und Standard, ihr Fehlen fällt aber auf. Wer eine Datenschutzbeauftragte an der Hochschule hat, nennt zusätzlich deren Kontakt.
Vor dem ersten Interview abhaken
- Transkriptionswerkzeug ist ausgewählt, bevor die Erklärung formuliert wird
- Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor oder die Verarbeitung läuft lokal
- Verarbeitungsort steht in der Erklärung
- Anonymisierungszusage entspricht dem, was tatsächlich umgesetzt wird
- Getrennte Fristen für Aufnahme und Transkript sind eingetragen
- Erklärung liegt unterschrieben vor, bevor die Aufnahme startet
- Ein Exemplar bleibt bei der befragten Person
Hinweis: Diese Vorlage ist eine praxisorientierte Hilfestellung und keine Rechtsberatung. Ob deine Hochschule eigene Vorgaben oder ein verbindliches Muster hat, klärst du am besten vorab bei der Betreuung oder der Datenschutzstelle.
Wenn die Aufnahmen da sind
Nach der Erhebung beginnt der Teil, der die meiste Zeit kostet. Nodl nimmt die vorhandene Audiodatei entgegen, trennt bei mehreren Stimmen die Sprechenden und versieht jeden Abschnitt mit einer Zeitmarke, über die sich die Audiostelle direkt anspringen lässt.
Für die Angaben in deiner Einwilligungserklärung sind zwei Punkte relevant: Verarbeitung und Speicherung finden in Deutschland statt, die eingesetzten Sprachmodelle laufen in der EU, und Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Eine einzelne Aufnahme darf bis zu einer Stunde lang sein.
Häufige Fragen
Ja. Die DSGVO schreibt keine Schriftform vor, verlangt aber den Nachweis. Eine per E-Mail zurückgesendete, ausgefüllte Erklärung oder ein Formular mit dokumentiertem Zeitstempel erfüllt das. Wichtig ist nur, dass der Nachweis getrennt von den Daten aufbewahrt wird, die du später löschst.
Dann braucht es zusätzlich die Einwilligung der Sorgeberechtigten, und die Information muss in einer Sprache verfasst sein, die das Kind versteht. Viele Hochschulen verlangen für solche Erhebungen ein Ethikvotum. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein.
Rechtlich nicht zwingend, in der Praxis oft sinnvoll. Bei Experteninterviews ist die Autorisierung des Transkripts verbreitet und schafft Vertrauen. Wenn du sie zusagst, gehört sie in die Erklärung, samt Frist, innerhalb derer Rückmeldungen möglich sind.
Dann holst du die Einwilligung nach, bevor du weiterverarbeitest, und beschreibst darin den tatsächlichen Stand. Verweigert die Person, ist die Aufnahme zu löschen. Nachträglich einzuholen ist unangenehm, aber deutlich besser als die Alternative.